На любом предприятии, будь то государственная или коммерческая организация, существует довольно большой документооборот, начиная с первичных или уставных документов и продолжая текущими бухгалтерскими отчетами и другими материалами. Различные законодательные и нормативные акты регламентируют длительность хранения каждого отчета, причем нарушение этого регламента влечет за собой административную или налоговую ответственность.
Организация хранения документов в архиве на www.archiv.ru долгое время была прерогативой самого предприятия, то есть в организации выделялось помещение под документы, а его сотрудников специально обучали подготавливать материалы для архива и систематизировать их. Однако текучка кадров нередко приводила к затруднениям в поиске отчетов и или даже потере документов. Сейчас же специалисты могут помочь решить все имеющиеся проблемы.
На самом деле подготовка документации к последующей сдаче в архив выполняется довольно быстро. Подготовленные специалисты систематизируют имеющиеся материалы, помещают их в короба для хранения и транспортируют в хранилища, которые представляют собой специально оборудованные помещения.
Стоит отметить, что внеофисное хранение материалов приносит существенную пользу. В первую очередь, речь идет о конфиденциальности и надежности. В любой момент руководитель предприятия или главный бухгалтер может запросить скан необходимого документа, если это не было выполнено заранее. В случае проверки предприятия специалисты архива могут доставить определенные материалы. По истечении требуемого срока хранения документы будут уничтожены работниками архива, причем содержащаяся в них информация так и останется конфиденциальной.
Специалисты архива предлагают поднять систематизацию и хранение необходимых материалов на принципиально новый уровень. Названия документов заносятся в электронную базу данных, которая доступна работникам. С помощью этой базы можно заказать скан документа или курьерскую доставку оригинала. В случае необходимости специалисты могут оцифровать весь бумажный архив организации. В этой ситуации предприятие получает электронный архив, а документы будут находиться в хранилище.
Немаловажным преимуществом помещения документов в архив можно считать создание всех необходимых условий для их хранения. Материалы не подвергаются воздействию внешних факторов, поэтому сохраняют свой первозданный вид.