Любой бизнесмен и предприниматель знает, как важно соблюдать порядок в документах, насколько проще вести дела, когда все бумаги находятся в архиве, когда ты всегда понимаешь, где можно найти нужный документ, и делаешь это за пару минут. Но, к сожалению, на практике все обычно происходит совсем по-другому: документы распределены по всему офису, их достают из папок, а потом забывают положить на место, что-то теряется, что-то портится, при этом хранятся совершенно ненужные листы и просроченные бумаги, в общем, царит настоящий хаос.
Именно поэтому очень большой популярностью сейчас пользуются компании, которые оказывают архивные услуги, создают для бизнеса ту базу, на основе которой можно успешно вести дела и не тратить время и силы на борьбу с беспорядком в архиве.
Создание архива
Самой популярной услугой считается создание архива. Она состоит из нескольких этапов:
- Сбор всех документов и проведение экспертизы, в ходе которой выявляются лакуны — то есть утраченные бумаги, уничтожаются те, которые не подлежат хранению, и проводится сортировка.
- Следующая стадия — создание определенных групп и категорий документов, которые затем будут помещены в папки для хранения. Здесь обычно руководствуются тематическим и календарным принципом, то есть бумаги объединяются в группы по типу и по дате. При этом бессрочные помещаются на постоянное хранение, а в тех, которые имеют срок годности, делаются соответствующие пометки.
- Параллельно обязательно создает каталог, в котором указываются все бумаги, места их хранения и т.д. Это делают для того, чтобы в дальнейшем сотрудникам было легко ориентироваться в большом скоплении папок и файлов.
- Подготовка физического пространства для хранения. Об этом обычно заботится руководитель компании. Для архива нужно выделить отдельное помещение с подходящими условиями: не слишком жаркое, но и не сухое, с умеренной влажностью, без труб и других коммуникаций. Кроме того, в нем нужно обеспечить противопожарную и охранную защиту, а также приобрести туда специальную мебель, желательно металлическую.
- На последнем этапе сотрудникам компании рассказывают, как пользоваться архивом, как пополнять его и поддерживать идеальное состояние.
Другие архивные услуги
Кроме этого, профессиональные архивисты могут провести для вас:
- подготовку документов к передаче в государственные архивные фонды;
- предоставление места для хранения в профессиональном архивохранилище, где созданы специальные, идеальные условия для бумаг;
- конфиденциальное уничтожение документов;
- создание электронного архива — особенно актуальная в последние годы услуга, так как многие компании постепенно внедряют в свою деятельность электронный документооборот;
- обучающие семинары, мастер-классы и программы.